lunes, 22 de junio de 2009

La oficina moderna




La oficina es el lugar de la empresa donde la informacion recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administracion. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean mas efectivas.



Una oficina es generalmente un salon destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto.


Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.



  • Caracteristicas:
    Esta integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina
  • Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para telefonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros
  • Existen equipos como el telefono, computadoras, televisores.
Actividades del oficinista:


Las actividaes del oficinista varian de acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes:

  1. Tomar dictado y transcribirlos de manera que pueda radactar cartas bien organizadas, telegramas, memorandums e informes.

  2. Manejo de correspondencia: consiste en sellar, subrayar, anotar y clasificar la correspondencia tanto la recibida como enviada.

  3. Redaccion de correspondencia: se refiere a la escritura de cartas, u otros mensajes relacionados con las actividades de la oficina.

  4. Archivo de documentos: se refiere a la aplicacion de un sistema que permita organizar y guardar cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catalogos y otros registros comerciales.
  5. Registrar informaciones contables: estos registros se refiere a ordenes de compra y de venta, pedido de productos y cotizacion, nominas, otros formularios.


LA oficina dentro de una empresa:

  • La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccion personal:
La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y habitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.
  • La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccion social:


Desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad, esta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios mas importante es la creacion de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se mejoran las condiciones de vida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer sus necesidades.



Oficina virtual:

Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.

La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.

Otros elementos necesarios en una oficina:

  • Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad. La podemos comprar en blanco y negro o color, lo cual dependerá de lo que queramos. Si es solo para documentos escritos, con una de blanco y negro bastará. Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color.
  • Tener una máquina fax es algo que tarde o temprano necesitaremos. De todos modos, también tenemos la opción de obtener un servicio de fax online.
  • Un reproductor y quemador CD/DVD. Esto es importante por muchos motivos, donde uno de los más importantes es hacer un backup de forma regular de todo tu trabajo. También no vendrá bien para poder llevar nuestro trabajo en disco a otros sitios o hacer entregas a terceras partes si fuera necesario.









































4 comentarios:

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  2. aqui pueden encontrar los mejores y mas economicos muebles de oficina Madrid en una gran variedad de opciones

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  3. Es muy normal ver en cualquier oficina moderna la instalación de Mamparas de oficina para dar mas privaciad a los espacios

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  4. Un post genial y con mucha información muy buena! A nosotros que trabajamos en un master de recursos humanos siempre son cosas que viene bien saber, gracias!

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